LIMS: Laborinformations- und Managementsystem

Das Landesamt für Gesundheit und Soziales (LAGuS) betreibt in der Abteilung Gesundheit eigene Labore an den Standorten Schwerin, Rostock, Greifswald und Neustrelitz. Die Abläufe in den Laborbereichen sind vornehmlich durch manuelle Tätigkeiten geprägt. So wird sowohl die Probenentnahme bzw. -annahme, die Vorbereitung und Durchführung der Analyse selbst, als auch die Auswertung der Ergebnisse zumeist händisch durchgeführt und nur in geringem Maße elektronisch unterstützt. Auch die Bestandshaltung, die Erstellung von Befundberichten und Gebührenbescheiden sowie die Vereinnahmung der Gebühren erfolgt teilweise manuell mittels entsprechender kameralistischer Software (ProFiskal) und Office-Standardsoftware. Aufgrund des geringen elektronischen Unterstützungsgrades ist die Einhaltung rechtlicher Vorgaben nur durch enormen manuellen Aufwand realisierbar.

Durch die Einführung eines Laborinformations- und Managementsystems (LIMS) sollen die Abläufe in den Laborbereichen digitalisiert werden. Dabei handelt es sich um ein modulares Softwaresystem zur elektronischen Unterstützung aller Vorgänge im Zusammenhang mit der Messwerterfassung und Messwertauswertung (Registrierung des Probeneingangs, Kontrolle und Begleitung des gesamten Messprozesses, Auswertung der Untersuchung, Unterstützung mobiler Messsysteme), Befundung und Kostenberechnung, Bescheidung, elektronischer Buchungsverwaltung, Abwicklung von Beschaffungsvorgängen sowie der Unterstützung statistischer Auswertungen. Sämtliche Funktionsbedarfe und Arbeitsabläufe der Labore sowie der Verwaltungsbereiche werden darin elektronisch abgebildet. Bezüglich des Qualitätsmanagements realisiert das LIMS die vorgeschriebene Aufzeichnung, Überwachung und Speicherung von Analysedaten sowie die unverzügliche Meldung von Abweichungen. Es gewährleistet die automatische Kontrolle von Grenzwerten und Prüfplänen, die Verwaltung von Analysevorschriften sowie die Rückverfolgbarkeit der eingesetzten Laborchemikalien mit umfassender Chargenverfolgung.

Neben den Abläufen in den Laboren sollen alle weiteren Prozesse, die aktuell teilweise nur durch hohen manuellen und somit personellen Aufwand realisierbar sind, mit dem LIMS elektronisch unterstützt werden:

• Gebührenbescheiderstellung mit automatisierter Schnittstelle zum System des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens für die Vereinnahmungen,
• Bestell- und Logistikprozesse im Zusammenhang mit Impfmitteln, medizinischem Verbrauschmaterial, Chemikalien etc.,
• Verwendungsnachweisprüfung in den kommunalen Gesundheitsämtern,
• Prüfmittelverwaltung.

Im Landesamt für Landwirtschaft, Lebensmittelsicherheit und Fischerei (LALLF) wird die Software bereits genutzt. Daher haben beide Behörden am 24. September 2018 eine Verwaltungsvereinbarung über die gemeinsame Nutzung und Weiterentwicklung der Softwarelösung ab 2020 geschlossen. Durch die Zusammenarbeit ergeben sich zahlreiche Synergieeffekte und Kostenersparnisse:

• Mitnutzung vorhandener Fachkenntnisse und Fähigkeiten seitens LALLF,
• Kostenersparnis durch die Nutzung der bestehenden technischen Lösung (Daten-sicherung, Systempflege, Updates etc.),
• Risikominimierung durch die Nachnutzung der bestehenden Erfahrungen,
• Beschleunigte Einführung durch die Anpassung einer vorhandenen Lösung.