Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Verwaltung – Wir sind auf dem Weg!

Christina Stein, Digitales Innovationszentrum Schwerin

Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in der öffentlichen Verwaltung ist nicht nur eine Möglichkeit, sondern eine Notwendigkeit, um effiziente, nachhaltige und bürgernahe Lösungen zu schaffen. Die positiven Erfahrungen aus unserer Veranstaltung „Promptathon“ im Februar 2024 zeigten das umfangreiche Potenzial von KI-Sprachmodellen im öffentlichen Sektor und die Bereitschaft, dieses zu nutzen.

Der Raum zum Experimentieren ist geöffnet

Ein Schlüsselaspekt der Integration von KI-Sprachmodellen im öffentlichen Sektor liegt in der Verbesserung der internen Arbeitsweisen. KI-Anwendungen können Routineaufgaben, wie beispielsweise Recherche und Textzusammenfassung, vereinfachen oder das Analysieren von großen Datenmengen zur Mustererkennung vornehmen und vieles mehr. Trotz der offensichtlichen Vorteile stehen Kommunen bei der Implementierung von KI vor unterschiedlichen Herausforderungen. Technische und rechtliche Aspekte bilden einen großen Teil davon ab, ein weiterer, ebenso bedeutender Aspekt ist der menschliche. Neben der Akzeptanz für KI am Arbeitsplatz ist es wichtig, das Verständnis über Anwendungsmöglichkeiten aber auch Grenzen bewusst zu machen. Das zielgerichtete Nutzen von KI-basierten Anwendungen muss erlernt werden. Dazu benötigt es den Raum zum Ausprobieren, zum Verstehen und zum Weiterentwickeln.

Teil unserer Arbeit im Digitalen Innovationszentrum Schwerin ist es, dieses Verständnis zu fördern. Dafür schaffen wir einen Experimentierraum, in dem Ausprobieren ausdrücklich erlaubt ist. So auch im Rahmen unserer Veranstaltung „Promptathon“, an dem divers zusammengestellte Arbeitseinheiten von sechs Kommunen Mecklenburg-Vorpommerns teilnahmen. In kreativer Atmosphäre machten sich die Teilnehmenden daran, Prozesse eigener Arbeitsabläufe zu verstehen und mit generativer KI, wie dem Large Language Model (LLM) ChatGPT, gut umzugehen, um mit diesem Wissen Potenziale für den KI-Einsatz aufzudecken.

Dabei wurde deutlich: Die Motivation zur Implementierung von KI ist vorhanden. Dazu ist es wichtig, zu verstehen, wie ChatGPT und andere LLMs funktionieren, um sie tatsächlich auch vollumfänglich einzusetzen. Die untenstehende Grafik verdeutlicht ganz gut, wie der Verständnisprozess ablaufen kann.

Ende 2022, als ChatGPT erstmals öffentlich zugänglich wurde, herrschte eine große Euphorie über die Ergebnisse und die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten dieses Tools (1). Mit zunehmendem Gebrauch ließ jedoch die Begeisterung nach, da die Antworten oft unkonkret oder sogar falsch waren und die Ergebnisse nicht immer den Erwartungen entsprachen (2). Um dem schwindenden Vertrauen in ChatGPT entgegenzuwirken, ist es wichtig, sich Wissen über seine Funktionsweise anzueignen (3). Erst wenn man versteht, wie ChatGPT und ähnliche Sprachmodelle arbeiten (4), erkennt man ihr wahres Potenzial und kann es für die eigene Arbeit adaptieren (5). Diese Erfahrung ist entscheidend, um realistische Erwartungen an die Technologie zu haben und ihre sinnvolle Integration in bestehende Arbeitsprozesse zu planen.

Zum folgenden Bild "Gen AI: Möglichkeiten und Grenzen beachten"
Generative KI-Tools wie ChatGPT können Unternehmen durch die Automatisierung von Aufgaben und die Verbesserung der Kundenerfahrung verändern, aber ethische Überlegungen und Transparenz sind wichtig.
 

Aktuelle Beispiele aus der Verwaltung

Welche positive Resonanz KI in Verwaltungsprozessen haben kann, bewiesen im vergangenen Jahr zwei Testphasen in Baden-Württemberg und Hamburg. Baden-Württemberg stellte ein KI-gestütztes Programm namens „F13“ vor, das speziell zur Unterstützung der Verwaltungsmitarbeiter entwickelt wurde. „F13“ bietet Funktionen wie Textzusammenfassung, Erstellung von Kabinettsvorlagen, Rechercheassistenz und Fließtextgenerierung. Es erleichtert die tägliche Arbeit mit Texten und Informationen und gestaltet sie effizienter.

In Hamburg wurde das Pilotprojekt „LLMOIN“ ins Leben gerufen, um praktische Erfahrungen mit Large Language Models (LLMs) in der öffentlichen Verwaltung zu sammeln. Anwendbarkeit und die benötigten Funktionen von KI in der Verwaltung sollten erprobt werden. Mit Funktionen wie Zusammenfassung, Rechercheassistenz, Textgenerierung und einem Expertenmodus für freie Interaktion bietet „LLMOIN“ vielfältige Unterstützung für die Verwaltungsarbeit. Das Projekt ist bereits abgeschlossen und lieferte weiterverwendbare Ergebnisse, eines davon war, dass weitere KI-Copiloten getestet werden müssen, um das gewünschte Ergebnis zu liefern.

Unser Fazit

Die Vorteile von KI-basierten Tools in der öffentlichen Verwaltung sind vielfältig und reichen von gesteigerter Effizienz und Kosteneinsparungen bis hin zu verbesserten Dienstleistungen für die Bürger. Doch um diese Potenziale voll ausschöpfen zu können, ist es unerlässlich, dass wir nicht nur die Technologie selbst, sondern auch die Menschen, die mit ihr arbeiten und von ihr betroffen sind, verstehen und fördern. Der „Promptathon“ hat gezeigt, dass durch Bildung, Dialog und Zusammenarbeit die Basis für eine erfolgreiche Integration von KI in der öffentlichen Verwaltung geschaffen werden kann. Es wurden Botschafterinnen und Botschafter kreiert, die Akzeptanz und Wissen in ihren Fachbereichen streuen.